首先從接到業(yè)務(wù)員BOOKING來說。好的BOOKING上會有你所需要的大部分信息。正確的收發(fā)貨人資料、中英文品名、件數(shù)、體積、重量、航班情況、送貨時間、司機資料、報關(guān)方式、分單號、客人聯(lián)系方式等。這樣的BOOKING是每個操作都喜歡的。因為不需要和客人在多打電話，直接定艙就可以了。但是，我認為無論BOOKING上的信息是不是完整都要第一時間跟客人打電話。如果信息完整就問一句資料是不是正確，不全的話就要詢問需要的信息。這樣做還有一個其他不容易被察覺的好處：客戶發(fā)BOOKING過來肯定是很關(guān)心自己貨物艙位的情況的，你第一時間就打電話過去和客人確認信息，客人就會覺得艙位應(yīng)該是沒問題。如果是直客的話給他留下的印象就是專業(yè)!快速!?？腿擞辛诉@種想法，相信接下來的1個小時是不會再打電話過來了(之前說過，從訂艙到艙位確認要1個小時左右)。
艙位確定后，就要給客人入倉圖了。給入倉圖的時候要問客人的就是報關(guān)上的問題了。比如報關(guān)單證、是否退稅，并提醒客人報關(guān)和入倉時候要注意的地方。建議打這個電話之前先問一下報關(guān)行這樣的貨物報關(guān)要注意的地方。如果是直客，客人如果說他提供的報關(guān)單證齊全，建議不要輕信這句話(合作久的就沒問題了)。我剛開始做的時候有好多直客說他們報關(guān)資料齊全，結(jié)果到報關(guān)員那里發(fā)現(xiàn)只有箱單和發(fā)票!第一次合作最好能看一下客人做的報關(guān)資料，看有沒有要改動的地方。
接下來就是送貨的問題了。在送貨時間上要給自己留出充分的時間。比如貨站是6：00下班，不能告訴客人說6：00之前到。誰也不知道貨物最終送到要多長時間，萬一晚到了事情就不好解決了。我一般都告訴客人說下午4：00之前到。這樣即使貨物5點到的也不會耽誤?？腿诉€會想：真好，原本四點到，現(xiàn)在5點到的還不耽誤，不錯。你或許笑話我說“醫(yī)之好治無病以為功”，但是這真的是很關(guān)鍵的，比如你說6點到，客人6：30到的，進不了倉，他就認為：我只晚到了半小時就進不去倉了，你們能力也太差了吧!
貨物進倉完畢，主單打好后就要去報關(guān)了。主單打好的第一時間復(fù)印一份給客人傳真過去，然后再拿去報關(guān)(相信大家都是這么做的)。一來是對單，二來是有足夠的時間來做分單和倉單。如果說前期工作做的好的話，報關(guān)這里就不需要什么了。如果前期做的不是很充分，這里可能有些東西要問。相信做的久的操作都知道報關(guān)員會問什么。大概說一下。
1. 應(yīng)提供的單證：手寫報關(guān)單，發(fā)票，裝箱單，合同，報關(guān)委托書，公司的便簽，(要相應(yīng)蓋公司單)
2. 空運出口貨物是服裝類：牌子、具體成份、針織/梭織、男/女裝
3. 空運出口貨物是機器類：牌子、型號、用途
4. 如果客人要求退稅的單：貨源地、成交方式、結(jié)匯方式、商品編號
需要商檢的東西我知道的也不全，就不說了。大家可以具體詢問報關(guān)員。呵呵
報關(guān)放行之后，客人的隨機資料也做好了。這個時候就可以讓現(xiàn)場的同事交單了。交單之前最好和客人再確認一下資料。有些點需要正本隨機，比如中東、東歐、南美、東南亞一些點，這個要和客人確認好，如果客人不清楚就問報關(guān)行/。這些再拿到BOOKING的時候就要問客人的。
交單后要馬上做帳單給客人。因為可能會有一些BOOKING上沒有的費用產(chǎn)生，越早讓客人知道越好。貨物還沒飛的情況下，即使產(chǎn)生一些費用也好商量，但是航班一旦飛了再告訴客人就不太容易收回來了。
帳單確認OK后就沒有什么可擔心的了。但是不等于這票貨物就操作完了，接下來會有一件很重要的事情要做-----貨物信息跟蹤。我認為，信息跟蹤才是體現(xiàn)一個公司服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。我的做法是每天早上開始的一段時間就是查詢貨物的信息，然后發(fā)郵件給客戶。事實證明，如果你能讓客戶在一打開郵箱的時候就看到昨天起飛的貨物的情況，他會夸你的。這一點很重要!也是我喜歡做操作的一個很大原因。
其實最費時間的就是入系統(tǒng)了。不知道大家的系統(tǒng)入一票貨物要多長時間。我做過試驗，我們家的系統(tǒng)最快也要6分鐘才能入完一票系統(tǒng)。平均每天要一個多小時入系統(tǒng)。
好了，我們來計算一下一天的時間。早上8：30到公司，開始查詢昨天飛的貨物的信息，最多9：10左右完成查詢和發(fā)郵件的工作。9：10開始錄入系統(tǒng)。一般業(yè)務(wù)員9：00-10：00這段時間不會給BOOKING我，所以這一個小時安排做一些如錄系統(tǒng)之類的雜事。10：00以后陸續(xù)開始有BOOKING來。還是那樣，接到BOOKING就打電話，確認信息。以一票貨物為例。我10：00接到BOOKING，花2分鐘確認信息。能提供全當然好。不能提供的要客人去準備。這樣10：02就能完成。安排訂艙花2分鐘。到艙位確認有56分鐘的時間。11：00艙位確認，傳入倉圖，要客人提供未提供的資料，確認入倉時間，報關(guān)注意事項。4分鐘可以搞定。第一階段工作完成。中間的時間同樣的順序操作其他的貨物。一般來講，下午2：00-5：00是到貨的高峰，這段時間就是在不停的傳主單，5：00-6：00之間就是不停的在接隨機文件，打印，給現(xiàn)場同事。5：00以后接到到業(yè)務(wù)員的BOOKING就不要操作了，因為航空公司已經(jīng)下班了，訂過去也沒用，留到第二天早上訂。不過要和客人講一下。絕對不用加班哦。呵呵!
做國際空運進出口操作省時省力的小方法：
1.接到BOOKING的第一時間就確認信息。做的熟的客戶直接連報關(guān)需要的信息也確認。
2.注意保存客戶電子版的BOOKING。經(jīng)常出貨的客戶，收發(fā)貨人的資料等信息都是一樣的。頂多就四五種情況。分別保存了電子版的，訂艙的時候直接復(fù)制粘貼就好了。
3.千萬不要用回形針夾文件。因為FILE一多，很容易相互夾到，找文件的時候不到。釘書機也不好用，因為有很多文件要抽出來用。建議用透明的單頁文件夾，好看，還不容易搞混，操作完就訂起來。
4.對貨物情況預(yù)判能力要強。當然，這需要經(jīng)驗。做的好的操作在接到BOOKING的第一時間就要知道在放行前可能會有哪些BOOKING上沒有的費用產(chǎn)生。
5.信息反饋要及時。只要有預(yù)料之外的事情產(chǎn)生，馬上反映給客人和業(yè)務(wù)員。自己該做的馬上聯(lián)系相關(guān)人員解決。一旦有費用糾紛，交給業(yè)務(wù)員去解決，自己不要插手，把情況如實反映給業(yè)務(wù)員就可以了。
6.資料給到要及時準確。如果報關(guān)擔心資料或者隨機資料出錯可以讓客人提供空白蓋公章的備份。
7.千萬不要業(yè)務(wù)員或者客戶說什么就是什么!!!相信不少操作會抱怨業(yè)務(wù)或者客戶提出的要求太難做，要加班才能解決。要知道，你才是最了解操作的，最有能力掌控從接到BOOKING到貨物飛出期間所發(fā)生的事。業(yè)務(wù)員為了攔到貨，可能答應(yīng)客人晚送貨，幫忙做報關(guān)資料，做隨機文件等要求?？腿酥皇菓校撬痪湓捘憔涂赡苊Π胩?。所以不在操作職責之外的工作，要不就不做，要不就收錢。
8.客戶是要培養(yǎng)的。不要答應(yīng)客戶的過分要求。你這次做了，下次不做他就不高興。如果你堅持不做一兩次他們也就不再要求了。不要擔心會丟失客戶，同行既然給你們走貨，說明你們價格好。直客給你們走貨說明他相信你們，你嚴正的告訴他如果按他說的做會有風險或者費用，他還會堅持嗎?(當然，直客的要求要適當考慮)。我操作的70%貨物能做到只需要訂艙之前打一個電話，放行之后打個電話傳個帳單就可以，很省心。
好了，就說這么多了。操作是一個公司和客人接觸最多的一部分，是直接面對客戶的人。如果說業(yè)務(wù)是一個公司的門面，操作就是這個公司的內(nèi)涵。操作水平?jīng)Q定了服務(wù)的水平。價格，僅僅是其次。操作真的很重要。我要是老板，我就給做的好的操作很高的工資，呵呵。
國際空運和國際快遞都是大智通國際貨運的主要業(yè)務(wù)，大智通空運會綜合考慮貨物特點、時間要求及地點的因素，為您量身打造最實惠的配送方案，從而大大降低您的物流成本。所有費用我司全部參照國際空運條例收取，透明公開，讓您不必花費其他額外費用。免費熱線：400-0755-028
注：未經(jīng)授權(quán)禁止轉(zhuǎn)載、摘編、復(fù)制或建立鏡像，如有違反，追究法律責任。
